Precyzyjne opisy stanowisk, a efektywność operacyjna
Efektywność operacyjna jest jednym z tych obszarów, które w organizacjach bardzo szybko przypisuje się ludziom. Gdy decyzje się przeciągają, odpowiedzialność się rozmywa, a działania nie układają się w spójny proces, najczęściej mówi się o braku kompetencji, niewystarczającym zaangażowaniu albo niedopasowaniu osób do ról.
Choć brak kompetencji bywa realną przyczyną problemów operacyjnych, w wielu organizacjach źródło trudności leży gdzie indziej — w nieprecyzyjnym określeniu decyzyjności i uprawnień przypisanych do stanowisk. Nawet dobrze przygotowane zespoły nie są w stanie działać sprawnie, jeśli nie jest jasne, kto i w jakim zakresie może podejmować decyzje.
Efektywność operacyjna to nie tylko kompetencje
Organizacje inwestują w rozwój ludzi, procesów i narzędzi, zakładając, że to one wprost przełożą się na poprawę efektywności. Tymczasem w codziennym działaniu kluczowe okazuje się nie tylko co ludzie potrafią, ale czy mają warunki, aby z tych kompetencji korzystać.
Brak jasno określonej decyzyjności powoduje, że decyzje:
-
są odkładane „do uzgodnienia”,
-
trafiają na wyższe poziomy organizacji, mimo że mogłyby zostać podjęte lokalnie,
-
albo zapadają poza formalną strukturą, w oparciu o relacje, a nie role.
W efekcie organizacja traci czas, przewidywalność i spójność działania — nawet wtedy, gdy pracują w niej kompetentni ludzie i formalnie dobrze zaprojektowane procesy.
Decyzyjność i uprawnienia jako element architektury organizacyjnej
Opis stanowiska bywa traktowany jako dokument administracyjny: potrzebny do rekrutacji, uporządkowania struktury lub spełnienia formalnych wymogów. Z perspektywy operacyjnej pełni on jednak znacznie ważniejszą funkcję — jest jednym z mechanizmów porządkujących sposób podejmowania decyzji w organizacji.
Precyzyjne określenie decyzyjności i uprawnień:
-
wyznacza granice samodzielności ról,
-
skraca ścieżki decyzyjne,
-
ogranicza liczbę eskalacji,
-
i pozwala jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za efekty działań.
Jeżeli te elementy nie są jasno zdefiniowane, organizacja zaczyna funkcjonować reaktywnie. Procesy formalnie istnieją, ale w praktyce są „łatane” doraźnymi uzgodnieniami, a odpowiedzialność rozprasza się pomiędzy role.
Opis stanowiska jako punkt odniesienia dla działania
Precyzyjny opis stanowiska nie jest gwarancją wysokiej efektywności operacyjnej. Jest jednak warunkiem koniecznym, aby kompetencje, procesy i odpowiedzialność mogły się ze sobą realnie zgrać.
Dobrze zdefiniowana rola:
-
jasno określa, gdzie kończy się decyzyjność jednej osoby, a zaczyna kolejnej,
-
umożliwia podejmowanie decyzji blisko miejsca ich realizacji,
-
ogranicza potrzebę nieformalnych uzgodnień i eskalacji.
W tym sensie opis stanowiska przestaje być dokumentem „o pracy”, a staje się elementem architektury organizacyjnej, który bezpośrednio wpływa na efektywność operacyjną całej organizacji.
O tym, jak precyzja języka w opisach stanowisk wpływa na realną decyzyjność ról i dlaczego ogólniki paraliżują działanie, pisałam w osobnym wpisie.
Relację między decyzyjnością, odpowiedzialnością i realnym poczuciem ownership w organizacji omawiam natomiast w tekście dotyczącym opisu stanowiska jako elementu wzmacniającego ownership.
Polecam również tekst o tym, jak określać decyzyjność i uprawnienia w sposób operacyjny, tak aby zapisy te realnie wspierały podejmowanie decyzji, a nie pozostawały jedynie deklaracją.
Zainteresował Cię tekst?
Masz pytania dotyczące opisów stanowisk lub definiowania decyzyjności i odpowiedzialności?
Twoja organizacja potrzebuje wsparcia w tego typu projektach?
