HR Legal, Data & Compliance Advisory
W ostatnich latach pojawia się coraz więcej regulacji wpływających na funkcjonowanie organizacji w obszarze zarządzania ludźmi. Przepisy prawa pracy czy regulacje dotyczące ochrony danych osobowych były w HR obecne od zawsze, jednak coraz częściej pojawiają się również nowe dyrektywy i regulacje, które wprost oddziałują na sposób projektowania i realizacji procesów HR. Projektowanie struktur organizacyjnych, ról, systemów ocen czy procesów zarządzania ludźmi – a także wprowadzanie narzędzi wspierających te procesy, w szczególności rozwiązań technologicznych – wymaga więc uwzględnienia ram prawnych już na etapie planowania i organizacji działań.
W naszej pracy patrzymy na HR w sposób systemowy – jako na element szerszego środowiska, w którym działa organizacja, również na poziomie regulacji i wymogów formalnych. Dlatego zarówno wspieramy organizacje doradczo w obszarach, w których kwestie prawne bezpośrednio wpływają na rozwiązania HR, jak i pomagamy identyfikować momenty oraz miejsca w procesach, w których ten kontekst powinien zostać uwzględniony. Jednocześnie uwrażliwiamy organizacje na sposób myślenia i działania, który pozwala planować oraz wdrażać inicjatywy HR w sposób spójny z otoczeniem regulacyjnym.
Bezpieczeństwo informacji w procesach HR
Współczesne organizacje funkcjonują w środowisku, w którym dane pracowników, kandydatów i współpracowników stają się jednym z kluczowych zasobów biznesowych. Jednocześnie rośnie poziom regulacji, oczekiwań wobec transparentności oraz ryzyk związanych z przetwarzaniem informacji – szczególnie w obszarze HR, gdzie operuje się danymi wrażliwymi i strategicznymi.
W HTeam wspieramy organizacje w budowaniu spójnego, bezpiecznego i zgodnego z regulacjami systemu zarządzania danymi w HR. Nasze podejście nie ogranicza się do dokumentacji – koncentrujemy się na realnym funkcjonowaniu procesów, ich wpływie na biznes oraz minimalizacji ryzyk operacyjnych, prawnych i reputacyjnych.
Łączymy perspektywę HR, compliance oraz nowych technologii, dzięki czemu jesteśmy w stanie projektować rozwiązania, które działają w praktyce – zarówno w codziennej pracy działów HR, jak i na poziomie zarządczym.
Audyty zgodności i ocena ryzyka
Kompleksowe audyty RODO w obszarze HR, identyfikacja luk pomiędzy wymaganiami regulacyjnymi a praktyką organizacyjną, analiza ryzyka informacyjnego
Pierwszym krokiem do uporządkowania obszaru ochrony danych w HR jest zrozumienie aktualnego stanu organizacji. W ramach audytów analizujemy nie tylko dokumentację, ale przede wszystkim rzeczywiste procesy przetwarzania danych – od momentu pozyskania informacji po ich archiwizację lub usunięcie.
Przeprowadzamy kompleksowe audyty RODO w obszarze HR, obejmujące procesy rekrutacyjne, zatrudnienie, zarządzanie dokumentacją pracowniczą, benefity, ocenę pracowników oraz offboarding. Identyfikujemy luki pomiędzy wymaganiami regulacyjnymi a praktyką organizacyjną, wskazując konkretne obszary ryzyka.
Integralnym elementem audytu jest analiza ryzyka informacyjnego, która pozwala ocenić, gdzie organizacja jest najbardziej narażona na naruszenia – zarówno w kontekście błędów operacyjnych, jak i wykorzystania nowych technologii. Uwzględniamy przy tym aktualne regulacje, takie jak RODO oraz AI Act, a także standardy rynkowe.
Wynikiem prac jest przejrzysty raport dla zarządu i zespołów operacyjnych, zawierający nie tylko diagnozę, ale przede wszystkim konkretne rekomendacje działań – uporządkowane według poziomu ryzyka i wpływu na biznes.
Wdrożenia i budowa systemu compliance w HR
Projektowanie i wdrażanie systemów ochrony danych, polityki ochrony danych oraz bezpieczeństwa informacji, procedury przetwarzania danych
Na podstawie wyników audytu projektujemy i wdrażamy systemy ochrony danych dostosowane do realiów organizacji. Naszym celem nie jest tworzenie nadmiarowych procedur, lecz zbudowanie środowiska, które wspiera biznes, jednocześnie zapewniając zgodność z regulacjami.
Projektujemy polityki ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji w HR w sposób zrozumiały i użyteczny dla organizacji. Tworzymy procedury przetwarzania danych obejmujące wszystkie kluczowe obszary HR – od rekrutacji, przez zarządzanie danymi pracowników, po współpracę z dostawcami i systemami IT.
Wdrażamy mechanizmy zarządzania dostępami, retencją danych oraz reagowania na incydenty. Wspieramy organizacje w przygotowaniu do kontroli organów nadzorczych, takich jak UODO – zarówno na poziomie dokumentacyjnym, jak i operacyjnym.
Nasze podejście zakłada ścisłą współpracę z zespołami HR, IT oraz zarządem, tak aby wdrożone rozwiązania były realnie stosowane i wspierały codzienne funkcjonowanie organizacji.
AI i przetwarzanie danych w HR
Bezpieczne wdrażanie i wykorzystywanie narzędzi AI
Rosnące wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji w HR (np. w rekrutacji, analizie danych pracowniczych czy automatyzacji procesów) wprowadza nowe ryzyka regulacyjne i operacyjne.
Wspieramy organizacje w bezpiecznym wdrażaniu i wykorzystywaniu AI poprzez analizę ryzyka oraz zgodności z regulacjami, w szczególności AI Act. Oceniamy, w jaki sposób dane pracowników i kandydatów są wykorzystywane przez narzędzia AI, identyfikując potencjalne zagrożenia związane z ich przetwarzaniem.
Pomagamy opracować zasady korzystania z AI w HR, w tym wytyczne dotyczące wprowadzania danych do systemów, wyboru narzędzi oraz kontroli ich działania. Wspieramy również w budowie wewnętrznych regulacji i polityk dotyczących wykorzystania AI w organizacji.
Naszym celem jest umożliwienie organizacjom korzystania z potencjału nowych technologii bez narażania się na ryzyka prawne i reputacyjne.
Szkolenia i warsztaty
Szkolenia otwarte i zamknięte z zakresu RODO i bezpieczeństwa informacji w HR, zarządzania danymi w narzędziach AI oraz wdrożeniach systemów wspierających HR
Skuteczny system ochrony danych nie funkcjonuje bez świadomości i zaangażowania zespołów. Dlatego oferujemy szkolenia i warsztaty dostosowane do różnych grup w organizacji – od zespołów HR, przez menedżerów, po zarząd.
Prowadzimy szkolenia z zakresu RODO i bezpieczeństwa informacji w HR, koncentrując się na praktycznych aspektach codziennej pracy. Uczymy, jak podejmować decyzje zgodne z regulacjami w realnych sytuacjach biznesowych.
Organizujemy również warsztaty dotyczące zarządzania danymi w narzędziach AI, podczas których uczestnicy uczą się, jak bezpiecznie korzystać z nowych technologii i jakie ryzyka są z nimi związane.
Nasze szkolenia mają charakter interaktywny i opierają się na realnych przypadkach, dzięki czemu uczestnicy nie tylko zdobywają wiedzę, ale również uczą się jej zastosowania w praktyce.
Efekty dla organizacji
Dzięki współpracy z HTeam organizacje zyskują uporządkowany i funkcjonalny system zarządzania danymi w HR, który:
- minimalizuje ryzyka prawne i operacyjne
• zwiększa bezpieczeństwo informacji
• przygotowuje organizację na kontrole i zmiany regulacyjne
• umożliwia bezpieczne wykorzystanie nowych technologii, w tym AI
• wspiera zarząd w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących danych i ryzyka
Nasze podejście łączy compliance z realnym wsparciem biznesu – tak, aby ochrona danych nie była barierą, lecz elementem dobrze zaprojektowanej organizacji.
LESZEK WITCZAK
Ekspert ds. ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji (…)
Masz pytania dotyczące bezpieczeństwa danych?
Potrzebujesz przedyskutować problem?
Szukasz szkolenia?
Prawne aspekty HR
Regulacje nie funkcjonują w organizacji jako osobny obszar.
Przenikają codzienne decyzje – szczególnie w HR, gdzie spotykają się kwestie zatrudnienia, wynagrodzeń i odpowiedzialności pracodawcy.
Dlatego nie traktujemy aspektów prawnych jako zbioru przepisów do wdrożenia, ale jako element sposobu działania organizacji.
Analizujemy, jak w praktyce wyglądają procesy HR – od zatrudnienia, przez wynagrodzenia i rozwój, aż po zmiany ról i rozstania – i sprawdzamy, gdzie pojawia się ryzyko:
formalno-prawne, operacyjne i reputacyjne.
Uwzględniamy przy tym szeroki kontekst regulacyjny, w tym m.in.:
- prawo pracy i relacje zatrudnienia,
- równe traktowanie i przeciwdziałanie dyskryminacji,
- regulacje dotyczące transparentności wynagrodzeń,
- wymogi compliance i odpowiedzialności organizacyjnej.
Pomagamy uporządkować:
- sposób podejmowania decyzji personalnych – tak, aby były spójne, uzasadnione i możliwe do obrony,
- zgodność dokumentów z rzeczywistą praktyką działania,
- powiązanie procesów HR z obowiązującymi regulacjami,
- przygotowanie organizacji na sytuacje trudne – spory, roszczenia, kontrole.
Nie tworzymy dokumentów „dla zasady”.
Projektujemy rozwiązania, które działają w praktyce – i które wytrzymują konfrontację z rzeczywistością organizacyjną oraz wymogami regulacyjnymi.
Audyty zgodności i ocena ryzyka
Audyty prawne w obszarze HR, identyfikacja luk pomiędzy wymaganiami regulacyjnymi
a praktyką organizacyjną,
analiza ryzyka prawnego
Zaczynamy od tego, jak organizacja faktycznie działa – nie od dokumentów.
Przeglądamy kluczowe procesy HR i identyfikujemy miejsca, w których pojawia się ryzyko: formalne, operacyjne i reputacyjne. Sprawdzamy spójność decyzji, praktyk i dokumentów – oraz to, czy organizacja jest w stanie uzasadnić swoje działania.
Efekt: klarowna diagnoza i konkretne rekomendacje, które da się wdrożyć.
Przygotowanie organizacji do regulacji i zmian
Uporządkowanie zasad decyzji personalnych, przygotowanie do nowych regulacji, spójna logika wynagrodzeń i struktur
Porządkujemy obszary, które wymagają spójnej logiki i uzasadnienia – szczególnie tam, gdzie wchodzą regulacje.
Wspieramy organizacje w przygotowaniu do zmian (np. transparentność wynagrodzeń), projektowaniu zasad podejmowania decyzji personalnych oraz w realizacji projektów organizacyjnych i procesowych.
Efekt: rozwiązania, które są przemyślane, spójne i możliwe do obrony – zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz.
Dokumentacja HR
i operacyjne wdrożenie
Przegląd i uproszczenie dokumentacji, spójność zapisów z praktyką, wdrożenie rozwiązań w organizacji
Dokumenty mają wspierać działanie – nie je zastępować.
Porządkujemy istniejące regulaminy i procedury, eliminujemy rozjazdy między zapisami a praktyką i tworzymy brakujące elementy. Wdrażamy rozwiązania tak, aby działały w codziennym funkcjonowaniu organizacji.
Efekt: dokumentacja, która realnie porządkuje sposób działania i wspiera decyzje.
Wsparcie w sytuacjach wymagających
Przygotowanie do zmian organizacyjnych i zwolnień,
wsparcie w sytuacjach spornych, decyzje możliwe do obrony
Są momenty, w których decyzje mają większy ciężar – i większe konsekwencje.
Wspieramy organizacje w zmianach strukturalnych, trudnych decyzjach personalnych, sytuacjach spornych i przygotowaniu do kontroli. Pomagamy uporządkować podejście, zbudować uzasadnienie i dobrać właściwy sposób działania.
Efekt: decyzje, które są świadome, spójne i „do obrony”.
Warsztaty i szkolenia
Szkolenia otwarte i zamknięte
z zakresu regulacji HR, praktyczne warsztaty dla HR i managerów,
przygotowanie do zmian prawnych
Regulacje mają znaczenie wtedy, gdy rozumieją je osoby, które podejmują decyzje.
Prowadzimy szkolenia i warsztaty dla HR, managerów i biznesu – osadzone w realnych sytuacjach organizacyjnych. Pokazujemy, jak poruszać się w regulacjach w praktyce, a nie tylko je znać.
Wspieramy również wdrożenie regulacji w organizacji – przygotowując zespoły do ich stosowania w codziennej pracy. Prowadzimy m.in. szkolenia dla komisji antymobbingowych, warsztaty z przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz inne działania, które przekładają regulacje na konkretne rozwiązania operacyjne.
Efekt: większa świadomość, lepsze decyzje i mniej ryzyk „po drodze”.
dr MONIKA WIECZOREK
Radca Prawny (…)
Masz pytania dotyczące kwestii prawnych?
Potrzebujesz przedyskutować problem?
Szukasz szkolenia?